浙江省制冷學(xué)會檔案管理制度 為進(jìn)一步完善學(xué)會檔案管理體系，建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為學(xué)會管理工作服務(wù)，促進(jìn)學(xué)會的可持續(xù)健康發(fā)展，結(jié)合實(shí)際，制定本制度： 一、總則 （一）學(xué)會檔案是在各項(xiàng)活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映學(xué)會各項(xiàng)經(jīng)營活動的真實(shí)記錄，是考察和研究學(xué)會歷史及現(xiàn)狀的依據(jù)。
（二）檔案管理工作是學(xué)會管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分，是維護(hù)學(xué)會合法權(quán)益的有效手段。
（三）學(xué)會檔案管理工作由檔案管理人員進(jìn)行日常管理，具體包括經(jīng)營過程中形成的各項(xiàng)文書、音像、人事、會計(jì)、實(shí)物等資料。檔案管理實(shí)行統(tǒng)一保管，不得分散保存。 二、歸檔范圍 歸檔的文件材料應(yīng)完整、系統(tǒng)。文件載體材料應(yīng)能耐久保存。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。范圍具體分為以下幾類：
（一）行政類
1.學(xué)會各項(xiàng)規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、經(jīng)營計(jì)劃、管理決策等。
2.與省學(xué)會及其他單位往來發(fā)文、工作報告、請示、會議記錄等。
3.合同、協(xié)議委托書等。
（二）人事類
員工入職檔案、培訓(xùn)檔案、工資績效檔案、離職檔案等。
（三）企劃類
學(xué)會企劃方面的合作協(xié)議合同
（四）財務(wù)類
會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財務(wù)報告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單等。
三、檔案管理方式 在保證各項(xiàng)歸檔資料準(zhǔn)確完整的情況下，按檔案類別進(jìn)行分類管理，具體方式如下：
（一）行政類
根據(jù)其相互聯(lián)系分類整理，按年分裝。證照單獨(dú)保存。文件類應(yīng)按其發(fā)生時間先后有序排列。填制文件編號，確保文件編號連續(xù)且唯一，設(shè)置《文件目錄索引》（附件一），方便快速查找。
合同類按合同類別分別保存。
（二）人事類。對人事檔案應(yīng)按部門、入職時間分類編號歸檔，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。按在職人員、離職人員進(jìn)行整理。在職員工的基本資料有變動時，對其相關(guān)資料復(fù)印件及時收集進(jìn)行歸檔，原件當(dāng)場查驗(yàn)，確保材料的真實(shí)性。工資表按月打印，按年分裝，保存電子檔表格。
（三）財務(wù)類。每年形成的財務(wù)檔案，應(yīng)當(dāng)由財務(wù)人員負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊。當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由財務(wù)部門保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由財務(wù)部門編制移交清冊。移交統(tǒng)一保管的財務(wù)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案管理員應(yīng)當(dāng)同財務(wù)人員和經(jīng)辦人員共同拆封整理。
四、檔案管理員的職責(zé) 檔案管理員應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行本學(xué)會檔案管理制度，完成檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)；保證歸檔的原始資料及單據(jù)整齊完整、安全保密；對查、借閱檔案情況準(zhǔn)確登記。 （一）歸檔要求 1.填寫卷內(nèi)目錄，擬寫案卷標(biāo)題，應(yīng)準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文件材料主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱。 2.對破損的文件材料在裝訂的同時應(yīng)進(jìn)行加邊、修補(bǔ)、或裱糊，對較大的紙張應(yīng)折疊，并拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊。 （二）檔案鑒定、移交、銷毀 1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作在學(xué)會主管領(lǐng)導(dǎo)與業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人的統(tǒng)一主持下，由檔案管理人員與所鑒定檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，具體負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。 2.凡經(jīng)鑒定小組確認(rèn)已失去保存價值的檔案，應(yīng)登記造冊，經(jīng)學(xué)會領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。檔案銷毀時，必須有兩人在場負(fù)責(zé)銷毀，填寫《檔案銷毀清冊》（附件二）。銷毀清冊由學(xué)會檔案處永久保存。 （三）檔案保密 1.檔案管理人員及檔案借出人員應(yīng)在安全的環(huán)境下進(jìn)行整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準(zhǔn)隨意堆放，以免造成丟失、損壞和泄密。 2.不準(zhǔn)向無關(guān)人員提供或泄漏檔案內(nèi)容；不準(zhǔn)通過電話、電子郵件、普通郵件等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準(zhǔn)在不利于保密的場合談?wù)撋婷軝n案內(nèi)容。 3.檔案管理人員不得私自打印、翻印或復(fù)制涉密檔案，不準(zhǔn)擅自帶人翻閱檔案。 4.集中銷毀保管期限屆滿且失去保存價值的檔案，不得另做他用。 5.發(fā)生泄密和檔案被盜事件時要及時報告領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)事者要及時出具書面報告。對違反保密規(guī)定、造成泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。 （四）檔案查、借閱 1.借閱檔案人員必須愛護(hù)檔案，保持整潔，要保護(hù)檔案的安全。不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。 2.調(diào)閱重要及機(jī)密檔案只可在檔案部門調(diào)閱復(fù)印件或者掃描件。借閱人員必須嚴(yán)格保密，不得泄漏資料內(nèi)容，不得遺失。借閱后需按時歸還，如需延長借閱的，必須通知檔案管理人員，并另行辦理借閱手續(xù)。 3.如因工作需要外借檔案須填寫《查、借閱檔案登記表》經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可。 |
